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名  称: 凉州区人民政府办公室关于加强全区视频会议系统管理使用的通知
索 取 号: GSHA01-E02003-2018-1904 发文字号: 凉政办发〔2018〕254号 成文日期: 2018-09-18
内容概述: 凉州区人民政府办公室关于加强全区视频会议系统管理使用的通知
文种类型: 通知 发文单位: 凉州区人民政府办公室 发布日期: 2018-09-21

凉州区人民政府办公室关于加强全区视频会议系统管理使用的通知

各镇人民政府,区政府各部门、单位,城区各街道办事处,各工业园区管委会:

为加快推进全区电子政务建设进程,升级提速和优化电子政务外网,降低会议行政成本,提高工作效率,区委、区政府在全区组建了凉州区视频会议系统,现已建成使用。为进一步加强视频会议系统管理使用,明确责任分工,规范会议流程,确保规范、高效、安全运行,充分发挥其功能和作用,现就视频会议系统运行管理使用等有关事宜通知如下:

一、凉州区视频会议系统涉及范围和使用情况

凉州区视频会议系统依托全区电子政务外网组网建设,主会场设在区政府东二楼会议室,分会场分别设在各镇、街道、工业园区指定的会议室,共51个,其中:镇37个、指挥部2个、工业园区4个、街道办事处8个。建成以来,我区共组织参加全国和省、市、区电视电话会议76场次,其中:全国性会议12场次、省级会议54场次、市级会议6场次、区级会议(转播)4场次。

二、建立视频会议保障机制

(一)明确单位管理人员。各分会场AB岗设置,单位要明确2名责任心强的管理人员负责视频会议系统管理工作。管理人员要相对固定并熟练掌握视频会议设备设施开启、调试、维护等相关技术;视频会议系统管理人员要保持个人通信畅通,从接到视频会议通知起即服从会议统一调度安排,直至该次视频会议结束;非授权人员严禁擅自操作视频会议设备。各镇、街道、工业园区视频会议分管领导、管理人员如有变动,在920日前将《凉州区视频会议系统管理人员登记表》(附件)报区电子政务办公室(联系人:徐知富,电话:2227896),并通知管理人员及时加入凉州区视频会议QQ群(群号:234141673)。区电子政务办公室将通过QQ群、微信群、短信平台等方式进行会议通知、沟通联络等。

(二)加强设备管理。各分会场应妥善保管视频会议系统设备设施,不得挪作他用,不得擅自拆卸、更换,确保不遗失损坏;视频会议设备采取日常检测和不定期检测两种维护方式,每次视频会议结束后要及时关闭电源,如果一个月内系统设备没有运转,要进行一次例行检测;每次检测都应做好检测维护记录,对发现的问题及时处理。

三、加强会议管理工作

(一)参加会前联调。视频会议召开前,由区电子政务办公室组织联调。各分会场接到会议发起单位通知和区电子政务办公室通知后,管理人员要积极配合区电子政务办公室做好视频会议系统调试工作。系统联调主要对会场灯光、音频、视频效果、发言单位音视频等进行调试。调试工作在会前1天和会前1小时进行,各分会场应提前做好视频会议终端设备、摄像头、投影仪、音响设备、话筒等调试工作,会前30分钟所有分会场进入会议状态,不能按时接通信号的单位,应通知参会人员迅速前往邻近单位分会场参加会议。调整好室内的灯光、座牌和会议室桌椅,以符合会议要求,并主动呼入会议,配合统一联调。

(二)会议通知方式。视频会议召开前,区电子政务办公室将通过QQ群、微信群、短信平台等方式向各分会场管理人员通知视频会议相关事宜,各分会场在规定时间段内参加调试,如有特殊情况不能在规定时间段内参加联调,需向区电子政务办公室报告,以便延期调试。

(三)规范会场布置。各分会场应当满足会议需要,设备齐全、运行稳定,环境整洁,桌椅等设施摆放有序;各分会场应高度重视视频会议室环境布置和装饰,力求整洁美观,光线适度,摄像头位置恰当,画面效果良好;不发言的分会场应将麦克风置于静音状态。

(四)严格操作规程。视频会议正式开始后,各分会场应严格保证按调试时确定的配置要求开会,严禁在会议过程中随意改变配置参数;会议中应按联调计划进行摄像头、投影仪、话筒切换,并根据实际情况适当调节,随时关注视频会议各系统运行状态,确保会议正常进行;分会场应定期对视频会议系统进行维护,确保设施设备正常运行;会议期间,管理人员必须全程值守,不得擅自脱岗,全程监控会议图像和声音,会议中如出现故障,应尽可能排除,确实无法排除的应详细记录故障情况,随时与主会场保持联系,会中会后向区电子政务办公室(电话:2227896)提交故障报告以供分析总结。

(五)严肃会场纪律。频会议虽为异地远程会议,但仍然必须按照相关会议制度要求,按时参加并保持会场安静,靠前集中就座,会中不得交头接耳、随意走动、接打电话、吸烟或处理与会议无关的事务,同时应将手机等通讯设备调为关机或静音状态。视频会议系统由主会场控制,一律采用主席控制模式,分会场显示图像为当前发言者会场图像,主会场可对各分会场图像进行浏览、轮询、点名发言等特殊操作,分会场应严格遵守会议议程,不得随意挂断会议或呼叫其他会场。会议期间,严禁将未经测试的麦克风接入视频会议系统。除正在发言会场外,其他分会场均要关闭话筒及禁止播放其它与会议无关的声源。分会场需要发言时才可及时开启话筒,发言完毕后应及时关闭。会议期间,应随时关注摄像头位置,严禁随意调整摄像头,防止偏转、移动,不得随意播放与会议无关的音视频信息。会议结束后,首先由主会场断开整个视频会议系统,各分会场确认系统断开后,方可关闭本会场相关设备。

(六)严格申请报备。视频会议系统使用由区政府办公室统筹安排,实行书面申请报备制度。申请召开视频会议应遵循上级会议优先安排,本级会议先申请先安排的原则。如与已安排的视频会议时间或地点冲突时,由视频会议承办单位协调解决。各单位通过视频会议系统召开的会议,由承办单位填写《凉州区视频会议系统使用申请表》(加盖单位公章),报区政府办公室,经办公室主任审核同意后方可使用。会议承办单位应于会议召开前1-2天申请,紧急会议视情况确定。承办单位在下发会议通知时,应注明使用视频会议系统、涉及单位分会场及提前调试时间。区政府办公室接到承办单位报备后,通知区电子政务办公室安排调试工作。

四、责任追究

对违反视频会议系统管理使用规定,有下列情形之一的,由区政府办会同相关部门进行责令改正;情节较重的,对相关单位进行通报批评;情节严重的,对相关单位主要负责人按照有关规定进行处理。

(一)要按照正确的操作规程连接视频会议系统设备,严禁随意拔插视频会议设备连接线缆,严禁带电拔插投影仪、摄像头和视频终端连线,禁止随意拆装设备,禁止无关人员接触设备;

(二)视频会议系统设备要专用于经允许召开的视频会议,禁止联入互联网,禁止安装与视频会议系统无关的其他软件;

(三)未经允许,禁止私自更换视频会议设备。设备配置和系统参数不得随意变更,确需调整设备配置、变更系统参数或更换会场的,要及时报区电子政务办公室同意后,方可调整、变更和更换,并保证与现有系统互联互通;

(四)视频会议系统设备是会议专用设备,不得随意移动、不得挪作他用、不得对外出租出借;

(五)对因失火、漏雨、进水、失窃等原因造成设备丢失、损坏的,由设备所在单位自行承担损失,并按标准更换设备;

(六)未经区主办单位同意,视频会议系统向下级节点延伸的;

(六)对视频会议重视程度不高,联调时不按时参加调试,严重影响联调进度和效率的;

(七)无故不参加联调,致使分会场无法接入主会场的。

各相关单位办公室是视频会议系统管理的责任主体。各责任主体要强化领导、加强管理、落实责任,确保全区视频会议系统正常有序运行。

 

 

凉州区人民政府办公室

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